在分秒必争的科研圈里，如何管理时间是一个令人头疼的难题。
对时间管理，Maya Gosztyla是个高手。她在美国加州大学圣地亚哥分校攻读生物医学科学博士，目前是第4个年头，她已经共同发表了一篇Nature论文和一篇Nature子刊论文。
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Maya对科研很是着迷。早在美国俄亥俄州立大学读本科的第一个学期，她就参与到一个研究实验项目中了。由于学业成绩优秀，目前她已经获得过美国国家科学基金会研究生研究奖学金、强直性营养不良基金会博士前研究奖学金等16个奖学金或奖项。
然而，如此亮丽的履历背后，也有不为人知的挫折。日前，Maya在Nature撰文“自爆”，其实在读研第二年，她就被“榨干”了。过度工作使她身心俱疲，进而拖慢研究效率，形成恶性循环。
最终，Maya找到一套独特的时间管理妙招，摆脱了困境。她认为，设置各种时间层次的目标可以帮助科研人员高效利用时间。
以下是她的自述。
Maya Gosztyla。图源：实验室个人主页
在读研的第二年，我就被“榨干”了。尽管每天在实验室呆很久，但我依旧担心没能取得预期的进展。过度工作使我变得疲惫，影响了我的工作效率，形成了一个恶性循环。
我的经历并非独一无二。Nature在 2022年调查发现，70%的研究生每周工作时间超过40小时，68%的研究生难以平衡工作和生活。而且，根据Nature在2021年的薪资和工作调查，职业科学家中有近一半（45%）表示有精疲力竭和过度工作的迹象。
时间管理策略可以帮助你控制工作时间，但也可能导致不健康的“超生产力”文化，甚至起到粉饰“有毒”研究环境的作用。时间管理不应该让你的工作量最大化；相反，它应该在不牺牲个人福祉的情况下帮助你完成职业目标。
就我而言，这意味着重新思考如何安排自己的时间。
受到《深度工作》（Deep Work）一书的作者Cal Newport的启发，我已经大幅减少了呆在实验室的时间，这改善了我的身心健康。并且，我的生产力没有下降。
为了更有效地利用时间，同时优先最重要的任务，我在3个时间尺度上追踪我的目标。
时间管理策略的3个层次
第1层次：长期规划
长期规划包含了长期目标。对于研究生来说，这可能包括你预计的毕业时间、技能学习或职业探索；对于研究型教授来说，这可能是完成项目、申请资金或提高教学水平。
我最喜欢的长期规划工具之一是甘特图（Gantt chart），这是一种绘制项目时间表的水平条形图（Excel里有甘特图模版）。加入博士实验室后不久，我就创建了一个甘特图，并且每年都会更新几次。它包括关键实验、主要会议、我的博士生课程的里程碑和职业探索的时间线。
为了避免日常工作分心，我把甘特图放在显眼的位置，如放在办公桌附近的公告板上。
第2层次：每个学期
在每个学期结束时，列出下一学期的计划。你要考虑3个要素：
反思。你在上一学期设定了哪些目标？你是否完成了它们？为什么？
预测。本学期将有哪些目标、事项和截止日期？
确定优先次序。你将为本季度设定哪些目标？哪些是你要优先考虑的？
你未来几个月的目标应该来源于、并服务于你的长期规划。这些目标可能包括完成特定的实验、写论文、资助申请或准备教授一门课程。将你的研究目标与其他即将到来的任务放在一起，有助于你设定合理的预期。
在这个层面上，看板（Kanban board）是一个很有帮助的工具，它的特点是有不同标签的栏目，可以让你对任务或项目进行分类和跟踪。你可以根据状态（如“正在进行”、“尽快完成”、“下个月完成”和“尚未开始”）或优先级（高、中、低）来分配任务。
一些在线工具提供看板，包括Trello和Notion。另外，你也可以用便签制作一个老式的看板。
第3层次：每日或每周
对于最精细的计划，你可以使用每日计划表，但我更喜欢按周制定计划，因为我的研究经常涉及到持续数天的实验。
在这两种情况下，你都可以为每项任务分配特定的时间段，即所谓的时间保护（time blocking），或者使用待办事项清单。
在多线程工作时，时间保护是规划实验的理想方式。它对至少需要30分钟才能完成的任务最有效。你所需要的只是一个电子或纸质计划表。
请记住，你的计划应该是灵活的：如果一个实验比预期的时间长，或者如果期刊编辑要求在有限的时间范围内修改手稿，你需要根据变化进行调整。
待办事项清单使你不必安排每一项任务，并能帮助提醒你注意一些小而重要的工作。然而，对于需要几个小时或跨越几天的长期任务，它们就不太理想了。如果不确定具体时间，就很难预测你的待办事项清单是否合理。
Maya Gosztyla在俄亥俄州立大学毕业照。图源：俄亥俄州立大学网站
如何实践？
首先，决定你在一周内可以工作多少个小时。这是高度个人化的，不要让你的计划被其他人左右。剔除固定的安排，如课程或会议。
其次，为最紧急和最重要的任务安排时间。尽量将重复性的任务（如阅读论文、准备授课材料或制定下周计划）安排在每周的同一时间。
最后，用优先级较低的任务填补剩余时间，包括回复电子邮件、购买物资等。
如果你不能在规定的时间内完成想完成的任务，可以推迟剩余的任务或完全删除它们。偶尔延迟完成任务是可行的，但要少做，否则你会发现你的任务清单在不断扩充。
如果一项任务对你在长期规划或学年计划中的目标没有贡献，那么它就可以被删除。这一点对于研究任务尤为有效，它可以帮助厘清你在未来的论文中想要描述的主线：这个实验对这个论文主题有帮助吗？还是超出了它的范围？
虽然看起来很简单，但这个策略完全改变了我安排时间的方式。当我清楚地认识到新任务不适合日程安排或对目标没有贡献时，我就会拒绝这些任务。我可以更好地指导本科生，同时也为兴趣爱好、健身锻炼和社交生活腾出时间。
同时，我的研究也更加精简。我不会轻易开始一个新实验，除非它既是必要的、同时也是测试我假设的最佳方法。回顾过去，许多曾经让我在实验室里待到深夜的实验最终都不会被发表：它们往往没有被精心设计过，或者没有实施的必要性。
珍惜时间，合理利用。
参考链接：
https://www.nature.com/articles/d41586-022-04364-2
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